Een smartphone en gsm-abonnement voor het werk: dit zijn de opties

Werknemers dienen vaak bereikbaar te zijn voor elkaar, voor klanten en voor leveranciers. Het is maar logisch dat ze daarvoor hun eigen gsm-abonnement niet hoeven aan te spreken. Daarom bieden veel werkgevers een gsm-abonnement aan, veelal ook in combinatie met een smartphone van het werk. Er zijn verschillende opties en de keuze heeft onder andere gevolgen voor het belastbaar voordeel in natura.

Smartphone van het werk

Als werkgever kan je op verschillende manieren een toestel aan het personeel toekennen. In de eerste plaats kan je een toestel ter beschikking stellen, waarbij het toestel eigendom blijft van de werkgever en in bruikleen wordt gegeven. Bij de uitdiensttreding moet de werknemer het toestel teruggeven of kan hij het overkopen. Het is aan te raden om een toestel te kiezen waarin twee simkaarten kunnen worden geplugd.

Ten tweede kan je als werkgever een budget voorzien waarmee een werknemer zelf een smartphone naar wens kan kopen. Hij kan ook bijleggen en vrijwillig kiezen voor een duurder exemplaar. In dit geval is de werkgever niet de eigenaar van de smartphone. Om fiscale en sociaalrechtelijke redenen is het wel belangrijk dat de werkgever een effectieve kost dekt. De werknemer moet dus eerst de aankoopfactuur voorleggen en pas dan wordt de smartphonevergoeding uitbetaald. Bovendien mag een werkgever slechts om de drie jaar in de aankoopkosten van een toestel tussenkomen. Moedig werknemers met andere woorden aan om een toekomstbestendig exemplaar te kopen. Een derde manier is het toekennen van een vaste onkostenvergoeding waarmee de werkgever onkosten als een smartphone vergoedt.

Gsm-abonnement van het werk

De werkgever kan niet alleen een smartphone aan de werknemer toekennen, maar ook een gsm-abonnement. Het is belangrijk om hierover goede afspraken te maken met de werknemer, bijvoorbeeld over wat hij al dan niet met het gsm-abonnement mag doen. Mag hij het ook gebruiken om bustickets of parkeerbonnetjes te kopen? En in hoeverre mag hij buiten de bundel gaan? Dergelijke afspraken neem je op in een gsm-policy. Een alternatief is werken met een gesplitste rekening voor bijvoorbeeld extra betalende diensten. Verder is het mogelijk om het te houden op een onkostenvergoeding. De werknemer gebruikt dan zijn eigen gsm-abonnement en jij vergoedt een deel van de kosten. Bij prijsvechters als Youfone is het voor werknemers al mogelijk om vanaf 2 euro per maand een gsm-abonnement af te sluiten.

Voordeel in natura voor een smartphone en gsm-abonnement van het werk

Voor welke oplossing je ook kiest, er zijn wel een aantal fiscale dingetjes om rekening mee te houden. Als de werknemer de toegekende smartphone en het gsm-abonnement ook privé mag gebruiken, is dit namelijk een voordeel in natura. Zo’n voordeel in natura wordt belast en de werkgever moet er bedrijfsvoorheffing op betalen. Het is niet nodig om dit voordeel in concreto te berekenen, het wordt forfaitair bepaald. Zo’n forfait past men bijvoorbeeld ook toe bij een zakelijke laptop van het werk.

Voor een gsm-abonnement gaat het in principe om een voordeel alle aard van 48 euro per jaar of 4 euro per maand. Voor het toestel zelf gaat het om een voordeel van 36 euro per jaar of 3 euro per maand. Als de werknemer het toestel zelf koopt en de werkgever tussenkomt in de kosten is er geen sprake van een voordeel van alle aard. Deze optie is beperkt tot één toestel per drie jaar. De werknemer moet ook zelf minstens 100 euro hebben bijgedragen en moet een aankoopbon of factuur kunnen voorleggen.