Kantoormeubelen voor thuiswerkers: geen belastbaar voordeel
Sinds de coronapandemie is het enthousiasme voor thuiswerken toegenomen, zowel bij werkgevers als bij werknemers. Voor werknemers zorgt het bijvoorbeeld voor een betere balans tussen werk en privé, terwijl de werkgever minder plaats moet voorzien en dus gemakkelijker het aantal personeelsleden kan opschalen. Het is wel belangrijk dat er wordt toegezien op het welzijn van de werknemer, ook als de werknemer van thuis uit werkt. Daarom zijn er steeds meer werkgevers die ergonomisch kantoormeubilair aanbieden. Dat heeft ook fiscale gevolgen.
Geen belastbaar voordeel alle aard
Een recente circulaire behandelt het aanbieden van kantoormeubelen en informaticamateriaal door de werkgever aan de thuiswerkende werknemer. Het gaat daarbij om een terbeschikkingstelling. Dat wil zeggen dat de werkgever juridisch de eigenaar blijft van het materiaal. Opdat de bepalingen van de circulaire van toepassing zijn, moeten de werkzaamheden wel op regelmatige basis thuis worden uitgevoerd. Er moet dus sprake zijn van een vorm van structureel thuiswerken op de normale werkdagen. Af en toe eens na de uren thuis het werk afronden, valt dus niet onder het toepassingsgebied van de circulaire.
De circulaire biedt goed nieuws, want het geeft aan dat de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en informaticamateriaal niet resulteert in een belastbaar voordeel alle aard. Niet alle soorten meubels en IT-materialen komen in aanmerking, maar het lijstje is wel erg lang. Het gaat bijvoorbeeld om een bureautafel, een bureaukast, een bureaustoel en een functionele bureaulamp. Een zakelijke laptop is echter niet in deze lijst opgenomen.
De RSZ heeft eerder al beslist om de fiscale circulaire te volgen. Dat wil zeggen dat er ook geen RSZ-bijdragen verschuldigd zijn indien er aan de genoemde voorwaarden is voldaan. Het bovenstaande heeft echter geen invloed op het bedrag van de forfaitaire vergoeding voor kantoorkosten, omdat dit gaat over andere kosten (bv. onderhoud, verzekering en onroerende voorheffing).
Kantoormeubelen mogen de normale noden niet overschrijden
In de circulaire is er wel een voorbehoud gemaakt: de terbeschikkingstelling mag de normale noden van het thuiswerk niet op een onredelijke wijze overschrijden. Het is dus niet de bedoeling dat er een peperduur designbureau ter beschikking wordt gesteld. Anders is het wel een belastbaar voordeel alle aard. Bij discussies hieromtrent vergelijkt men het een en ander met de kantoormeubelen en het informaticamateriaal dat men onder normale omstandigheden ook op de werkvloer ter beschikking stelt. Als een werkgever op de werkvloer bijvoorbeeld ergonomische kantoormeubelen aanbiedt, is het te verantwoorden om net dezelfde ergonomische kantoormeubelen aan te bieden voor de thuiswerkplek.
Wat met de kantoormeubelen op het einde van het dienstverband?
Doordat het gaat om een terbeschikkingstelling moet de werknemer bij het einde van het dienstverband de kantoormeubelen en het informaticamateriaal teruggeven. Dat is niet altijd even praktisch, omdat de werkgever dan eigenlijk al een verhuiswagen zou moeten leveren om alles op te halen. Daarom kan ook worden beslist dat de werknemer de spullen mag houden. Dan moet de restwaarde als een voordeel alle aard worden opgegeven. Dit wordt vervolgens belast. Als een werkgever een persoonlijke bijdrage vraagt voor het overnemen van het kantoormeubilair, wordt deze persoonlijke bijdrage van het op te geven voordeel alle aard afgetrokken. Hierdoor is er minder belastingen te betalen. Raadpleeg voor meer informatie de Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.
