Een scanner kopen voor mijn zaak waar moet ik op letten

Een scanner is een handig apparaat en kan natuurlijk niet ontbreken in een hedendaags kantoor. Met een enkele druk op de knop digitaliseer je krantenartikelen, foto’s, brieven en facturen. Hedendaagse boekhoudprogramma’s beschikken zelfs over tools om gescande facturen automatisch in te boeken, waardoor een scanner een heuse tijdsbesparing oplevert. Een scanner kopen is met andere woorden een goed idee. Het blijft wel belangrijk dat je een goed model in huis haalt. We leggen uit waarop je zoal moet letten.

Een losstaande scanner of een all-in-one-oplossing

In de eerste plaats moet je je afvragen of je op zoek bent naar een scanner of een multifunctioneel apparaat. Zo’n multifunctioneel apparaat wordt ook wel eens een all-in-oneprinter genoemd en kan naast scannen ook kopiëren en printen. Vaak behoort faxen eveneens tot de mogelijkheden. Als je al over een printer beschikt en kopiëren en faxen niet meteen nodig is, is een losstaande scanner uiteraard een goede oplossing. Er bestaan tegenwoordig ook compacte scanners voor onderweg. Dit zijn handzame apparaten die op batterijen werken.

Formaat en kwaliteit van de scans

Vervolgens dien je rekening te houden met het formaat van de scanner. Voor thuisgebruik kiest men meestal voor een scanner met een A4-formaat. Daarmee kan je eenvoudig documenten en brieven inscannen. Voor zakelijk gebruik kan een groter scanformaat handig zijn, zodat je ook documenten in A3- of zelfs in A2-formaat kan scannen. Hierdoor scan je meteen beide pagina’s van een boek of scan je bouwplannen. Naast het formaat is de resolutie, uitgedrukt in dpi of dots per inch, belangrijk. Hoe hoger de resolutie is, hoe hoger de kwaliteit van de scans. Meestal zal 2.400 dpi volstaan, maar 4.800 dpi is zeker een pluspunt.

Als je kleurenpagina’s wil scannen, is een voldoende grote kleurdiepte dan weer heel belangrijk. Deze kleurdiepte wordt uitgedrukt in bits en hoe hoger deze waarde is, hoe meer kleuren er worden opgepikt en hoe kleurgetrouwer de scan is. Voor een degelijke kwaliteit is een kleurdiepte van minstens 24 bit vereist, vergelijkbaar met het aantal kleuren dat het menselijke oog kan onderscheiden. Tegenwoordig zijn scanners met een kleurdiepte van 48 bit gebruikelijk en kan je zelfs scanners kopen met een kleurdiepte van 96 bit.

Handige extra functies

Wanneer je vaak scant, is ADF of automatische documentdoorvoer aan te raden. Met deze functie hoef je de documenten niet een voor een op de scanner te leggen, maar kan je gewoon een stapeltje documenten in de invoerlade plaatsen. De pagina’s worden dan automatisch een voor een gescand. Een andere handige functie is OCR. Als een scanner met OCR-software wordt geleverd, zal tekst automatisch worden herkend en bewerkbaar zijn. Een scanner maakt een foto en het is de software die ervoor zorgt dat het tekst in deze foto herkent. Ten slotte is het handig als de scanner een scannen-naar-optie heeft. Dan kan je bijvoorbeeld naar een specifieke map op je smartphone of je laptop scannen, naar een netwerklocatie scannen of de scan automatisch naar jezelf mailen.